המחלקה מורכבת ממדור דיווחים, מיחידת הצעות והוקרת תורמים ומיחידת הקצאת כספים.
יעוד המחלקה:
תמיכה בקמפיין האוניברסיטה לגיוס תרומות, זאת מתוקף היות המחלקה מרכזת המידע בנושא עדיפויות האוניברסיטה לגיוס תרומות ולמידע על הנעשה בתרומות.
עיקרי תפקידי המחלקה:
- לקחת חלק פעיל בגיבוש ובעיצוב אסטרטגיית פעולה לקמפיין, בהנהגת קבינט הקמפיין ובשיתוף אגודת השוחרים של האוניברסיטה.
- להוות יועץ משמעותי להנהלת האוניברסיטה במיתוג ובמיצוב האוניברסיטה בישראל ובארצות היעד בחו"ל.
- לסייע ליחידות האוניברסיטה להגדיר ולתרגם את צרכיהם לפרויקטים ישימים ומאושרים למטרת גיוס תרומות.
- לרכז את צרכי האוניברסיטה ולעדכן את השוחרים במדינות היעד בצרכי האוניברסיטה, זאת דרך פיתוח ועדכון מאגר המידע על הצרכים ופיתוח תיאורי פרויקטים והצעות לתורמים.
- לתמוך בהנהלת האוניברסיטה והמנהיגות המתנדבת של הקמפיין להגדיר את יעדי הקמפיין ולספק כלים המאפשרים מעקב אחר פעילות הגיוס.
- להפיק מידע על עדיפויות האוניברסיטה לגיוס כספים ו'הזדמנויות נתינה' שאושרו ע"י ההנהלה לשוחרים, דרך עדכון מאגר פרויקטים מרכזי.
- להעביר מידע באופן שוטף ולפי דרישה, ולהפיק הצעות לתורמים.
- לספק מידע להנהלת האוניברסיטה על תרומות שהועברו לאוניברסיטה על מנת לאפשר להנהלה לייעד את התרומות בהתאם לצרכים.
- להעביר את התרומות ליחידות המתאימות על פי הנחיית ההנהלה והגדרת התרומה.
- לבצע בקרה, מעקב וביקורת אחר השימוש בכספי התרומה והפקת דו"חות על הנעשה בכספי תרומות לפי בקשת השוחרים והתורמים.
- לדווח לשוחרים ו/או לתורמים בתאום עם ראשי המדורים הרגיונליים על הגעת התרומה לאוניברסיטה.
- כתיבת ושליחת מכתבי תודה לתורמים עם הגעת התרומה לאוניברסיטה בהתאם לנדרש.
- להתאים ולהכין חוזים לתורמים כשלב מקדים למתן התרומה.
- לטפל בהוקרה לתורמים דרך שלטים ו/או חריטות בקירות ההוקרה של האוניברסיטה ולייצר מנגנוני הוקרה חדשים.
- להרחיב ולשמר את מאגר התמונות של האגף והנפקת תמונות לשוחרים ולעובדי אגף על פי בקשה.
- להפיק אלבומי תמונות למכובדי טקסי הוקרת תורמים.
מדור דיווחים:
תפקידים עיקריים:
- לעקוב אחר שימוש בכספי התרומות.
- לדווח לתורמים דרך משרדי השוחרים על השימוש שנעשה בתרומותיהם.
- להיות בקשר עם היחידה המקבלת את התרומהולבדוק ביצוע על פי הסיכום / בקשת התורם.
- להדק את שיתוף הפעולה עם יחידות האוניברסיטה ועם אגודות השוחרים השונים ולפתח מנגנוני דיווח יעילים.
- להיות בקשר עם אגודות השוחרים השונות על מנת לקבל מידע על תרומה.
יחידת הקצאות תרומות:
- בדיקת הייעוד המקורי של התרומה בשיתוף פעולה עם היחידה המקבלת.
- העברת הכסף ליחידות ולוודא הקצאה אל מול בקשת התורם או הנחיית פורום ייעוד תרומות.
- הכנת החומר לפורום ייעוד תרומות.
- Campaign tracking - אחריות ניהול ומעקב.
- פתיחת קרנות מכספי תרומות.
- עדכון תוכנת מגבית בנתוני תרומות.
