מטרת המדור
לפעול לחיזוק הקשר עם השותפים והשוחרים במדינות היעד, ולהגדיל את היקף התרומות באמצעות גיוס תרומות יזום והפעלת מעגל הידידים.
פעילות המדור ברמת המדינות
- עבודה וטיפוח הקשרים עם ההנהגה המקומית של כל ארגוני השוחרים באירופה, תוך דגש עם מקסום קשריהם ועשייה למען האוניברסיטה בכלל ולמען הגברת גיוס משאבים בפרט.
- הדרכה והנחיית הצוותים המקצועיים של ארגוני השוחרים כולל צוותי המדור המוטמעים אצלם, לביצוע פעילותם כולל בין היתר על ידי תמיכה לחיזוק פעילות קיימת וכן שדרוג והרחבת אופני הפעולה והתשתית לגיוס תרומות.
- בניית תכנית עבודה שנתית משותפת עם השוחרים במדינות היעד, הכוללת קביעת יעדים מדידים לגובה סך התרומות מהמדינה.
- ניהול וטיפוח הקשרים עם תורמים קיימים בכל מדינה, כולל עדכון שוטף, איגרות מידע, דוחות תקופתיים וקשרים אישיים במטרה לתרומות חוזרות ונשנות.
- ייזום הרחבת בסיס התורמים הקיימים, עם דגש על גיוס תורמים ממעגלים חדשים ויצירת דור חדש וצעיר של תורמים ומנהיגים מחד וחיזוק השוחרים והאוניברסיטה ככתובת לעיזבונות מאידך.
- גיוס תרומות בפועל במדינות אירופה השונות, תוך הסתייעות בארגוני השוחרים והכוונת התרומות בהתאם לסדרי העדיפות לגיוס, כפי שהם מוגדרים מעת לעת על ידי האגף לקשרי חוץ ובהנחיית הנהלת האוניברסיטה.
ברמה האירופאית (צוות ירושלים ואירופה)
- ארגון אירועים ופעולות לתורמים ברמה האירופאית.
- ניהול פיננסי של תקציב המדור האירופאי כולל ניהול חשבון הבנק האירופאי של האוניברסיטה.
- עריכה ו/או הכנה של בקשות תמיכה, דוחות, ברושורים, מידע, חומרים שיווקיים אחרים (בתמיכת מדורי האגף ועצמאית), תיחזוק אתרי האינטרנט (של ארגוני השוחרים השונים באירופה) – על פי הצרכים והבקשות.
- הכרה, תיחזוק, עדכון ושדרוג מאגר המידע על התורמים (מאגר המידע המצוי באגף, במדור אירופה בפריז, וכן אילו הקיימים ברשות השוחרים) ומעקב על ניהול וטיפוח הקשרים לפי יעוד התרומה.
- קיום קשר רציף עם השוחרים במדינות היעד, ומתן תמיכה על פי הצורך.
- ייזום, הכנה ולווי משלחות וביקורי תורמים, תורמים פוטנציאליים, תורמים אסטרטגיים, הנהגות מקומיות וכו' לאוניברסיטה העברית בירושלים.
- תכנון ומעקב אחר נסיעות נציגי הנהלת האוניברסיטה למדינות אירופה השונות, וליוויים בביקורים כולל מעקב ובקרה אחר מימוש סיכומי הביקורים.
- ייעוץ ועזרה בארגון סבבי נסיעות ופעילויות במדינות היעד לאנשי סגל האוניברסיטה, לטובת גיוס תרומות יחד עם שוחרים בכל מדינה רלוונטית.
- גורם יוזם מול תורמים המעוניינים להיות בקשר ישיר עם האוניברסיטה כולל טיפוח וטיפול בתורמים.
- מעקב אחר הגעת תרומות מאירופה לאוניברסיטה תוך יכולת התאמת התרומה לזהות התורם וליעוד, הכנת מכתבי התודה ומשלוח קבלות.
