תפקיד היחידה 

לרכז את כלל הביקורים של משלחות זרות באוניברסיטה, בדגש על ביקורי תורמים, תורמים פוטנציאליים, ביקורים אקדמיים לצורך שיתופי פעולה, ביקורי מו"פ ויישום, אנשי עסקים, דיפלומטים וכו'. 

מטרות היחידה 

• איתור, קירוב וטיפוח תורמים פוטנציאליים לאוניברסיטה.
• להיות הכתובת היחידה לכל גורם זר המעוניין לבקר באוניברסיטה.
• להיות הגוף שיכיר בצורה המיטבית את האוניברסיטה על כל גווניה, סגליה ואתריה.
• לפעול להגדלת מספר ביקורי התורמים בפרט וביקורים אסטרטגיים בכלל, כולל בקרה ומעקב הן במהלך הביקור והן בסיומו.
• מתן מענה מהיר ומקצועי לבקשות ביקורי זרים בנושא סיורים וביקורים כולל פגישות עם מרצים/חוקרים עפ"י הצורך, באוניברסיטה לאורך כל השנה.
• רכישת מקצוענות מקסימלית בתחום הביקורים.
• הגברת יעילות ושיפור אפקטיביות הטיפול והבקרה של ביקורי הזרים באוניברסיטה.
• בנייה וניהול שוטף של קבוצה נבחרת של סטודנטים מדריכים דוברי שפות זרות, שילוו חלק מהקבוצות המגיעות לביקורים באוניברסיטה.
• בנייה וניהול שוטף של נבחרת "החלומות" שתורכב ממרצים וחוקרים כריזמטיים מהפקולטות השונות, למשימות גיוס תרומות בארץ ובחו"ל, תוך בקרה ומעקב אחר עדכניות ורלוונטיות ה"נבחרת".
• בנייה וניהול שוטף של נבחרת "סטודנטים שגרירים" שגריריה הצעירים והמבטיחים של האוניברסיטה לגיוס תרומות בחו"ל. 
• ריכוז רשימה שנתית של חברי הסגל של חברי הסגל האקדמי היוצאים לשנת שבתון בחו"ל והעברת הרשימה לשוחרים במדינות היעד, להנהלת האגף ולידיעת ראשי המדורים האזוריים באגף.

• כל גורם המעוניין לסייר/לבקר באוניברסיטה יפנה במייל: Huvisitors@savion.huji.ac.il.

עיקרי תפקידי היחידה

• היחידה נותנת שרותי פרסום לכלל האגף (מדור ישראל, אירופה, אמל"ט, דוברי אנגלית, שרותי תורמים, אירוח, טקסים ואירועים ולהנהלת האגף).
• היחידה מטפלת בכל נושאי הפרסומים הרלוונטיים לאגף, כגון: סקופוס, דו"ח נשיא, עלונים בשפות זרות, הפקת סרטונים לקהל התורמים הפוטנציאלים בחו"ל, web, פייס בוק, מדיה חברתית וכו'.
• היחידה מפיקה חומרי שיווק, פרסום והוקרה בהתאם לבקשות היחידות הפנים אגפיות, האוניברסיטאיות ומהשוחרים.
• היחידה מפיקה חומרים שיווקיים / הסברתיים ייעודיים רלוונטיים עבור התורמים והתורמים הפוטנציאליים.
• היחידה מייעצת ועוזרת ליחידות האוניברסיטה השונות בפיתוח חומרי שיווק והסברה באנגלית או בכל שפה אחרת שתידרש למטרת גיוס משאבים.
• היחידה מפיקה, יוצרת ומספקת חומר רקע וחומר שיווקי / הסברתי לפרויקטים מובילים של האוניברסיטה עבור קהל היעד הרלוונטי בחו"ל.
• היחידה מפיקה ומפתחת שיטות, כלים וחומרי שיווק מגוונים ו/או מספקת מידע וחומרי רקע, לקידום קמפיין גיוס משאבים על פי צרכי הנהלת האוניברסיטה וצרכי השוחרים במדינות היעד.
• היחידה פועלת לפיתוח כלי תקשורת שיווקיים אינטרנטיים תוך שמירה מתמדת על עדכניותם, וזאת על מנת לטפח קשר הדוק וטוב יותר עם אוכלוסיות היעד ברחבי העולם וזאת תוך תיאום עם אגף השיווק של האוניברסיטה.
• היחידה פועלת להפצת חומרי הסברה ועדכונים אוניברסיטאיים שוטפים באמצעות כלי התקשורת השונים.
• היחידה מפיקה דפי מידע עיתיים (e news letter).
• היחידה מפיקה סרטונים ייעודיים על פי דרישה ובהתאם לרלוונטיות הפרויקט.
• היחידה מגבה, עוזרת ומייעצת בהכנת סרטונים בעבור תורמים, לתיעוד תרומתם.
• היחידה מסייעת בכל בקשה המתקבלת מהשוחרים להפקת חומרי הסברה בהתאם לבקשות השוחרים.

מטרת המדור 

לפעול לחיזוק הקשר עם השותפים והשוחרים במדינות היעד, ולהגדיל את היקף התרומות באמצעות גיוס תרומות יזום והפעלת מעגל הידידים.

פעילות המדור ברמת המדינות 

• עבודה וטיפוח הקשרים עם ההנהגה המקומית של כל  ארגוני השוחרים באירופה, תוך דגש עם מקסום קשריהם ועשייה למען האוניברסיטה בכלל ולמען הגברת גיוס משאבים בפרט.
• הדרכה והנחיית הצוותים המקצועיים של ארגוני השוחרים כולל צוותי המדור המוטמעים אצלם, לביצוע פעילותם כולל בין היתר על ידי תמיכה לחיזוק פעילות קיימת וכן שדרוג והרחבת אופני הפעולה והתשתית לגיוס תרומות.
• בניית תכנית עבודה שנתית משותפת עם השוחרים במדינות היעד, הכוללת קביעת יעדים מדידים לגובה סך התרומות מהמדינה.
• ניהול וטיפוח הקשרים עם תורמים קיימים בכל מדינה, כולל עדכון שוטף, איגרות מידע, דוחות תקופתיים וקשרים אישיים במטרה לתרומות חוזרות ונשנות.
• ייזום הרחבת בסיס התורמים הקיימים, עם דגש על גיוס תורמים ממעגלים חדשים ויצירת דור חדש וצעיר של תורמים ומנהיגים מחד וחיזוק השוחרים והאוניברסיטה ככתובת לעיזבונות מאידך.
• גיוס תרומות בפועל במדינות אירופה השונות, תוך הסתייעות בארגוני השוחרים והכוונת התרומות בהתאם לסדרי העדיפות לגיוס, כפי שהם מוגדרים מעת לעת על ידי האגף לקשרי חוץ ובהנחיית הנהלת האוניברסיטה.

ברמה האירופאית (צוות ירושלים ואירופה)  

• ארגון אירועים ופעולות לתורמים ברמה האירופאית.
• ניהול פיננסי של תקציב המדור האירופאי כולל ניהול חשבון הבנק האירופאי של האוניברסיטה.
• עריכה ו/או הכנה של בקשות תמיכה, דוחות, ברושורים, מידע, חומרים שיווקיים אחרים (בתמיכת מדורי האגף ועצמאית), תיחזוק אתרי האינטרנט (של ארגוני השוחרים השונים באירופה) – על פי הצרכים והבקשות.
• הכרה, תיחזוק, עדכון ושדרוג מאגר המידע על התורמים (מאגר המידע המצוי באגף, במדור אירופה בפריז, וכן אילו הקיימים ברשות השוחרים) ומעקב על ניהול וטיפוח הקשרים לפי יעוד התרומה.
• קיום קשר רציף עם השוחרים במדינות היעד, ומתן תמיכה על פי הצורך.
• ייזום, הכנה ולווי משלחות וביקורי תורמים, תורמים פוטנציאליים, תורמים אסטרטגיים, הנהגות מקומיות וכו' לאוניברסיטה העברית בירושלים.
• תכנון ומעקב אחר נסיעות נציגי הנהלת האוניברסיטה למדינות אירופה השונות, וליוויים בביקורים כולל מעקב ובקרה אחר מימוש סיכומי הביקורים.
• ייעוץ ועזרה בארגון סבבי נסיעות ופעילויות במדינות היעד לאנשי סגל האוניברסיטה, לטובת גיוס תרומות יחד עם שוחרים בכל מדינה רלוונטית.
• גורם יוזם מול תורמים המעוניינים להיות בקשר ישיר עם האוניברסיטה כולל טיפוח וטיפול בתורמים.
• מעקב אחר הגעת תרומות מאירופה לאוניברסיטה תוך יכולת התאמת התרומה לזהות התורם וליעוד, הכנת מכתבי התודה ומשלוח קבלות.

מטרת המדור 

לפעול לחיזוק הקשר עם השותפים והשוחרים במדינות היעד, לגייס תרומות וזאת על מנת למצב ולקדם את האוניברסיטה העברית במדינות אמריקה הלטינית.

פעילות המדור 

• מדור אמריקה הלטינית, הינו החוליה המקשרת בין האוניברסיטה העברית לבין אגודות השוחרים הפרוסות ברחבי המדינות באמל"ט.
• פעילות המדור מתבססת על פיתוח וביסוס הקשרים עם אגודות השוחרים ועל גיוס המשאבים הנחוצים למימון פעילויות ופרויקטים הנדרשים להמשך קידומה ופיתוחה של האוניברסיטה העברית בהתאם לתוכנית עבודה שנתית.
• בצוותא עם ידידי האוניברסיטה באמריקה הלטינית, פועל המדור במיצוב האוניברסיטה כמוסד מוביל בתחומו וזאת על בסיס פעילויות שוטפות וארגון אירועים יעודיים במדינות היעד.
• נציגי המדור פועלים כל העת להגיע לקהלים חדשים ביבשת אמל"ט ולהרחיב את מאגר התורמים והידידים.

מטרת המדור 

            לפעול לחיזוק הקשר עם השותפים והידידים במדינות היעד.

תפקידים עיקריים

• חיזוק הקשרים עם תורמים מארצות דוברות אנגלית המבקרים בארץ ועם נציגים מקומיים של קרנות בארצות דוברי אנגלית.
• חיפוש אקטיבי של קרנות וגופים התורמים ישירות לישראל, נציגי פדרציות, תורמים פוטנציאלים במדינות היעד וכו'.
• טיפוח הקשר עם כלל התורמים, כולל עדכון שוטף באמצעות איגרות מידע וקשר אישי.
• מתן שרותי תמיכה לארגוני השוחרים ע"י קיום קשר רציף ושוטף ומתן מידע לשוחרים.
• סיוע בהכנת ביקורי תורמים ותורמים פוטנציאליים באוניברסיטה וליווים בתאום עם יחידת מרכז המבקרים של האגף.
• מעורבות בהכנת תוכן ביקורי תורמים אסטרטגיים ופעילות פרו אקטיבית של משלחות ויחידים ממדינות היעד במידת הצורך.
• סיוע לשוחרים בארגון ובשליחת אנשי סגל מהאוניברסיטה לגיוס תרומות בצוותא עם יחידת האירוח.
• תכנון ומעקב אחר נסיעות נציגי ההנהלה למדינות דוברי האנגלית השונות, כולל ביצוע מעקב ובקרה אחר מימוש סיכומי הביקורים.
• מעורבות בהכנת תוכן ביקורי תורמים אסטרטגיים ופעילות אקטיבית של משלחות תורמים ויחידים באוניברסיטה.
• הכרה, תחזוקה, עדכון ושדרוג מאגר המידע על התורמים.
• התייעצות שוטפת ביחד עם מחלקת שירותי תורמים בכל הקשור להצעות רלוונטיות שיוצגו לתורמים בהתאם לתחום התעניינות ולרצון התורם הפוטנציאלי.
• המדור אחראי על הפן הלוגיסטי של נסיעות הנהלת האוניברסיטה (נשיא, נגיד, סגן הנשיא למו"פ, רקטור) לחו"ל.

מטרות המדור 

• הפקת טקסים ואירועים על פי צרכי האוניברסיטה.
• הפקת טקסי הוקרה לתורמים.
• תכנון וארגון אירוח משלחות שוחרים בתיאום עם יחידת המבקרים ועם כלל המדורים הרגיונליים.
• הפקת אירועי חבר הנאמנים ואירועי הוועד הפועל הבין לאומי של האוניברסיטה.
• אחריות וניהול הקצאת תשורות לנציגי האגף ולהנהלת האוניברסיטה.
• ניהול מלאי מוצרי סמל עבור כלל צרכני האוניברסיטה.

תחומי אחריות של המדור 

טקסים ואירועים 

• הפקה וניהול אירועי חבר הנאמנים השנתי ואירועי הועד הפועל.
• הפקה וניהול אירועים קבועים – חלוקת מלגות, ימי זיכרון, חלוקת פרסים (כ-20 אירועים קבועים בשנה).
• הפקה וניהול אירועי/טקסי הוקרה חד פעמיים הקשורים לתורמים, כגון: חנוכת מבנים, הנחות אבן פינה, טקסי הוקרה ייחודיים לתורם ספציפי וכו'.
• הפקה וניהול אירועים/ וביקורים מיוחדים בעלי אופי אקדמי (הסכמים בין אוניברסיטאות), בעלי אופי ציבורי / פוליטי (ראשי ממשלות, שרים, אנשי ציבור) ישראלים וזרים, אח"מים נבחרים (מדענים מפורסמים, אישים ייחודיים וכו').

מטרת המדור 

הגדלת היקף גיוס המשאבים והתמיכה הציבורית במטרותיה של האוניברסיטה העברית על-ידי גיוס תרומות ותמיכה באמצעות יוזמה של מעגל ידידי האוניברסיטה העברית וארגון הבוגרים.

פעילות המדור

• תכנון, ניהול ובקרה על כלל  פעילות גיוס התרומות בישראל כולל הפעלת מעגל הידידים והשוחרים.
• תכנון  וניהול של ארגון הבוגרים האוניברסיטאי, להרחבת הקשר עם בוגרי האוניברסיטה  בארץ ובעולם וכמנוף לגיוס תרומות.
• תכנון, ניהול ובקשה של מערך גיוס התרומות בישראל, כולל הפעלת מעגל ידידי האוניברסיטה ושוחריה.
• תכנון וניהול הקשר עם חברי חבר הנאמנים, ישראל.
• תכנון וניהול של ארגון הבוגרים האוניברסיטאי, הידוק הקשר עם הבוגרים בארץ ובעולם כמנוף לגיוס משאבים.
• גיוס משאבים
• בניית תכנית עבודה (כולל תקציב) ויישומה, עפ"י צרכי האוניברסיטה ויעדיה. גיוס ידידים חדשים, הפקת פעילויות ואירועים.
• ניהול, ארגון והפעלת מעגל ידידי האוניברסיטה העברית ושוחריה. ייזום פעילות והגדלת מעגל הידידים התומכים בפעילות אוניברסיטה העברית.
• יזום, תכנון והפקה של ביקורי תורמים ישראלים בתיאום היחידות הרלוונטיות.
• הגשת הצעות לתרומות בעברית לגורמים בישראל.
• שמירה וחיזוק הקשר עם ידידי האוניברסיטה העברית, באמצעות אתר האינטרנט http://shocharim.huji.ac.il/, רשתות חברתיות ודיוור ישיר. מערך הטבות והנחות לידידיה כולל טיפול בתשלום בגין פעילות הכרוכה בכך, מעקב תקציבי והנפקת קבלות.
• הפקה של חומרים שיווקיים ופרסומם לקהלי היעד בישראל.
• פעילות והנעה ייזומה לגיוס חברי חבר נאמנים מישראל, כולל מפגשים ייעודים.
• ניהול והפעלה של ארגון הבוגרים של האוניברסיטה, הכולל תכנית עבודה שנתית.
• עדכון מאגרי מידע, שמירה על קשר ומתן מענה לפניות הבוגרים. ייזום, תכנון והפקה של אירועים לבוגרים בשיתוף עם מעגל ידידי האוניברסיטה העברית.
• ניהול מערך הטבות לבוגרים כולל כרטיס אשראי , שיווק הפעילות באמצעות: אתר אינטרנט http://alumni.huji.ac.il/ רשתות חברתיות, דיוור ישיר, ידיעון אינטרנטי רבעוני, רשת בוגרים אינטרנטית huji content, בתוכה פועלים קבוצות לפי פקולטות וחוגים, בשיתוף פעולה עם אגודות השוחרים של האוניברסיטה העברית ברחבי תבל.

מטרת המדור

• מתן שרותי מנהלה, כספים, כ"א, מחשוב, ארכיב ותשתיות מייטביים לכלל האגף.

עיקרי פעילות המדור 

כספים:

• תכנון, ניהול ובקרה על כל תקציבי האגף.
• ביצוע תשלומים לכלל צרכני האגף כולל שוחרים.

משאבי אנוש:

• ניהול כ"א אגפי בדגש על טיפוח המשאב האנושי, קליטת עובדים חדשים, תנאי העסקה, הכשרה מקצועית, שכר וקידום, רווחת העובד.

מחשוב ומאגרי מידע:

• חומרה - אחריות כוללת על פיתוח ותחזוקת המחשבים באגף.
• תוכנה - ניהול ותחזוקת הארכיב, מאגרי המידע הממוחשבים ואתרי אינטרנט.

ארכיב:

• ניהול ותפעול ארכיב מסמכי תורמים.

תשתיות:

• ניהול, תחזוקת ושדרוג התשתיות הפיזיות של האגף.

המחלקה מורכבת ממדור דיווחים, מיחידת הצעות והוקרת תורמים ומיחידת הקצאת כספים.

יעוד המחלקה:

תמיכה בקמפיין האוניברסיטה לגיוס תרומות, זאת מתוקף היות המחלקה מרכזת המידע בנושא עדיפויות האוניברסיטה לגיוס תרומות ולמידע על הנעשה בתרומות.

עיקרי תפקידי המחלקה:

• לקחת חלק פעיל בגיבוש ובעיצוב אסטרטגיית פעולה לקמפיין, בהנהגת קבינט הקמפיין ובשיתוף אגודת השוחרים של האוניברסיטה.
• להוות יועץ משמעותי להנהלת האוניברסיטה במיתוג ובמיצוב האוניברסיטה בישראל ובארצות היעד בחו"ל.
• לסייע ליחידות האוניברסיטה להגדיר ולתרגם את צרכיהם לפרויקטים ישימים ומאושרים למטרת  גיוס תרומות.
• לרכז את צרכי האוניברסיטה ולעדכן את השוחרים במדינות היעד בצרכי האוניברסיטה, זאת דרך פיתוח ועדכון מאגר המידע  על הצרכים ופיתוח תיאורי פרויקטים והצעות לתורמים.
• לתמוך בהנהלת האוניברסיטה והמנהיגות המתנדבת של הקמפיין להגדיר את יעדי הקמפיין ולספק כלים המאפשרים מעקב אחר פעילות הגיוס.
• להפיק מידע על עדיפויות האוניברסיטה לגיוס כספים ו'הזדמנויות נתינה'  שאושרו ע"י ההנהלה לשוחרים, דרך עדכון מאגר פרויקטים מרכזי.
• להעביר מידע באופן שוטף ולפי דרישה, ולהפיק הצעות לתורמים.
• לספק מידע להנהלת האוניברסיטה על תרומות שהועברו לאוניברסיטה על מנת לאפשר להנהלה לייעד את התרומות בהתאם לצרכים.
• להעביר את התרומות ליחידות המתאימות על פי הנחיית ההנהלה והגדרת התרומה.
• לבצע בקרה, מעקב וביקורת אחר השימוש בכספי התרומה והפקת דו"חות על הנעשה בכספי תרומות לפי בקשת השוחרים והתורמים.
• לדווח לשוחרים ו/או לתורמים בתאום עם ראשי המדורים הרגיונליים על הגעת התרומה לאוניברסיטה.
• כתיבת ושליחת מכתבי תודה לתורמים עם הגעת התרומה לאוניברסיטה בהתאם לנדרש.
• להתאים ולהכין חוזים לתורמים כשלב מקדים למתן התרומה.
• לטפל בהוקרה לתורמים דרך שלטים ו/או חריטות בקירות ההוקרה של האוניברסיטה ולייצר מנגנוני הוקרה חדשים.
• להרחיב ולשמר את מאגר התמונות של האגף והנפקת תמונות לשוחרים ולעובדי אגף על פי בקשה.
• להפיק אלבומי תמונות למכובדי טקסי הוקרת תורמים.

מדור דיווחים:

תפקידים עיקריים:

• לעקוב אחר שימוש בכספי התרומות.
• לדווח לתורמים דרך משרדי השוחרים על השימוש שנעשה בתרומותיהם.
• להיות בקשר עם היחידה המקבלת את התרומהולבדוק ביצוע על פי הסיכום / בקשת התורם.
• להדק את שיתוף הפעולה עם יחידות האוניברסיטה ועם אגודות השוחרים השונים ולפתח מנגנוני דיווח יעילים.
• להיות בקשר עם אגודות השוחרים השונות על מנת לקבל מידע על תרומה.

יחידת הקצאות תרומות:

• בדיקת הייעוד המקורי של התרומה בשיתוף פעולה עם היחידה המקבלת.
• העברת הכסף ליחידות ולוודא הקצאה אל מול בקשת התורם או הנחיית פורום ייעוד תרומות.
• הכנת החומר לפורום ייעוד תרומות.
• Campaign tracking - אחריות ניהול ומעקב.
• פתיחת קרנות מכספי תרומות.
• עדכון תוכנת מגבית בנתוני תרומות.